A terceirização de portaria e controle de acesso faz parte do planejamento e administração de condomínios. Quando o conselho condominial decide não contratar mão de obra diretamente, ela precisa contratar empresas terceirizadas para esse setor.

Os compromissos que envolvem o planejamento de segurança e de administração de um condomínio podem ser tão complexo quanto o de gerir uma empresa.

Lembramos que a terceirização de pessoal e de equipes especializadas é algo comum nas empresas de médio e grande porte, e que já se torna comum em determinadas áreas de segurança e recepção de condomínios de prédios e casas, sejam comerciais ou residenciais.

No condomínio há diversos tipos de responsabilidades como atendimento organização manutenções, financeiro, legislação, mediação de conflitos, emissão de cobranças de taxas, entre outros fatores que podem ser responsabilidades do síndico ou compartilhados com uma empresa terceirizada.

A terceirização de portaria e controle de acesso

Um condomínio precisa controlar a entrada e saída de pessoas, visitantes, entregadores de encomendas e de correspondências (recebimento de cartas e documentos postais).

Esse controle é realizado, fundamentalmente, pela portaria que, através de equipamentos de monitoramento e comunicação, controla por meio  da atuação do porteiro todas essas demandas em relação ao acesso ao condomínio.

Existem tarefas jurídicas que sempre pertencerão ao conselho deliberativo do condomínio, como a definição de regras e normas, por outro lado as tarefas técnicas e operacionais podem ser compartilhadas ou repassadas para uma empresa terceirizada de administração de condomínio, segurança ou zeladoria.

Missão do síndico e da administradora

Na ausência de uma administradora terceirizada para condomínios, o síndico fica mais sobrecarregado para organizar a rotina da portaria, do setor administrativo e a respeito das demais demandas apresentadas pelos moradores e condôminos.

Ambos possuem a obrigação de zelar pelas edificações, segurança interno e das áreas externas de acesso, limpeza, reformas e revisão.

O que são as administradoras terceirizadas?

As administradoras terceirizadas de condomínios referem-se às empresas que desenvolvem conhecimento e práticas de mercado para gerir condomínios comerciais e residenciais de casas, salas ou apartamentos.

Como as empresas terceirizadas são contratadas?

Elas são analisadas e contratadas pelo condomínio depois que o conselho aprova o projeto de terceirização a partir de uma assembléia aprovada e assinada pelos condôminos.

A empresa contratada deve, em sua gestão, trabalha junto com o síndico e conselho interno para aprovar regras, normas e oferecer melhores suportes para funcionários e usuários do condomínio.

A empresa terceirizada deve apresentar soluções para os setores administrativas, de recursos humanos, financeira e jurídica.

Deve cumprir com a prestação de serviços prometidos como o de zeladoria, reformas, pintura, recepção, segurança e demais áreas necessárias e solicitadas pelo conselho.

Numa visão geral deve orientar todos a respeito de aspectos legais e práticos para o funcionamento da edificação.

A gestão

A gestão de espaços comerciais e residenciais está ligada com processos complexos que podem definir a função da administradora de condomínios em relação com todos os interessados no projeto de gestão interna jurídica, financeira e de segurança.

A gestão da administradora facilita muito o cotidiano dos síndicos, conselhos e moradores, além de outros tipos de usuários como os de empresas instaladas no local e que também pagam a taxa condominial em condomínios com áreas comerciais.

Auxílio coletivo

A terceirização de portaria e controle de acesso é uma das funções da equipe treinada pela administradora para atuar na portaria, no controle de entrada e saída e nas demais tarefas de acesso.

Em suas funções, a administradora deve auxiliar moradores, condôminos comerciais, proprietários e frequentadores sobre todas as regras e legislações de direito que envolve a organização da entidade.

Lembramos que a administradora terceirizada deve ajudar no trabalho de administração financeira, jurídica, bem como na organização da folha de pagamento dos funcionários, emissão de taxas condominiais (boletos) e outras tarefas ligadas à administração diária.

Otimizando processos

A presença de uma administradora ajuda muito a atualizar processos de organização, rotina e gestão internos reduzindo as dificuldades que síndicos e condôminos antes enfrentavam.

Em todos os casos, a empresa terceirizada pode trabalhar junto com o síndico eleito pelo conselho interno do condomínio, ou apresentar um novo síndico que atuará como administrador direto e profissional.

No segundo caso, o edifício ou condomínio de casas e blocos de apartamentos contará com um profissional capacitado para lidar com as obrigações diárias relacionados com o serviço comum e administrativo.

Principais benefícios

Dentre os principais benefícios podemos citar ganho de tempo, otimização de recursos e de outros ganhos que enumeramos a seguir.

1 – Melhor controle de despesas

Com o apoio de uma equipe profissional, a gestão de condomínios torna-se melhor, principalmente para o controle financeiro. Lembramos que o excesso de gastos precisa ser evitado para não estourar a conta final do mês.

2 – Redução de multas e processos

Quando o condomínio é bem administrado ele evita multas, processos e excesso de reclamação por parte de moradores e usuários.

A melhor administração também lida com fatores envolvidos com limpeza e manutenção de áreas comuns como a retirada do lixo, reposição de certos materiais ou reformar pontuais.

3 – Manutenção com profissionalismo

A manutenção torna-se mais organizada e ativa. Pois a administradora deve monitorar todas as rotinas diárias de manutenção favoráveis à limpeza e edificação.

Conclusão

Portanto, a terceirização de portaria e controle de acesso envolve uma grande missão do condomínio, do conselho e dos demais responsáveis  com os procedimento jurídicos, financeiros e de zeladoria.

Também envolve a adoção de recursos de material, métodos, tecnologias e de recursos humanos para melhorar a segurança e vigilância das áreas internas e de acesso comum.

A administradora deve cumprir responsabilidades a serem participadas e comunicadas a todos os envolvidos e interessados.

Lembrando que as administradoras terceirizadas precisam dar suporte à gestão condominial constantemente, sendo responsável pela contratação de serviços e de pessoal necessários para a gestão e manutenção das estruturas do condomínio.

Dessa forma, torna-se compreensível a contratação de uma empresa especializada na área para os devidos fins de serviços qualificados.

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